Debiteurenbeheer software: wat is het en waarom is het aan te raden voor je bedrijf?

Een van de gebieden binnen je onderneming waarbij automatisering aanzienlijke voordelen heeft, is het debiteurenbeheer. Het is tegenwoordig namelijk heel gemakkelijk om zelf met debiteurenbeheer software aan de slag te gaan. In dit artikel vertellen we je meer over wat het precies is en waarom het aan te raden is voor je bedrijf om met dergelijke tools te werken.

Wat is debiteurenbeheer software voor je bedrijf precies?

Voordat je aan de slag gaat met debiteurenbeheer software is het goed om te weten wat dit soort software precies is. Het gaat hierbij om een gespecialiseerd systeem dat bedrijven helpt bij het beheren van (openstaande) facturen en de rest van het incassoproces. Wanneer een dergelijk programma gebruikt wordt, kun je met gemak het volledige traject van facturatie tot betaling automatiseren en eenvoudig beheren. Het fijne van debiteurenbeheer software is namelijk dat het facturen kan maken en kan versturen, betalingen kan opvolgen en zelfs herinneringen kan sturen aan klanten wanneer er nog niet betaald is.

Deze systemen worden door bedrijven vaak geïntegreerd met de boekhoudsoftware van de organisatie. Dat is ideaal, want zo kunnen ze naadloos samenwerken met andere financiële processen. Maak je als ondernemer gebruik van een debiteurenbeheer programma dan kun je binnen no time zien welke facturen nog niet zijn voldaan en welke klanten extra opvolging nodig hebben. Verder kan deze software ook analyses genereren over betalingsgedrag en zo trends zien en voorspellingen doen voor de toekomst. Hierdoor is debiteurenbeheer software een waardevolle tool voor moderne bedrijven, ongeacht de sector waarin je werkzaam bent.

Verschillende voordelen van debiteurenbeheer software

Logischerwijs brengt het inschakelen van debiteurenbeheer software de nodige voordelen met zich mee voor bedrijven. Wat in ieder geval erg prettig is, is dat je het financiële aspect van je onderneming op deze manier zo veel mogelijk kunt automatiseren. Andere voordelen van zo’n programma zijn onder andere de onderstaande pluspunten.

Minder fouten en vertraging in facturatieproces

Wat erg voordelig is, is dat de software het mogelijk maakt om facturen snel en nauwkeurig op te stellen en te versturen naar klanten en/of opdrachtgevers. Door het automatische proces is de kans op fouten in de factuur minder groot, evenals mogelijke vertragingen. Zo worden facturen tijdig en correct afgeleverd bij de juiste ontvanger. Wanneer een medewerker, dus een mens, dit moet doen, is de kans op fouten of vertraging groter. Een goed ingesteld systeem zonder verdere handmatige tussenkomst vergeet het immers nooit om juist opgestelde facturen te versturen.

Betere cashflow door facturatie te automatiseren

Dat is weer van invloed op je cashflow. Door je facturatie te automatiseren met behulp van debiteurenbeheer software vergeet je het nooit om een factuur te versturen. Dat betekent dat je je geld, over het algemeen, op tijd krijgt, wat van positieve invloed is op de gezondheid van je cashflow. Dit is nodig voor financiële stabiliteit en de groei van je bedrijf. Een kortere doorlooptijd van facturatie tot ontvangst van de betaling heeft directe voordelen voor de cashflow, omdat je eerder over geld beschikt dat je weer kunt gebruiken voor investeringen en ontwikkeling.

Niet meer druk maken om versturen van herinneringen

Wat eveneens een groot voordeel is van dit soort software is dat je zelf niet meer hoeft te denken aan het versturen van herinneringen op het moment dat er nog niet betaald is. Het systeem verstuurt namelijk automatisch herinneringen en betalingsmeldingen aan klanten. Ook dat heeft een positieve invloed op hoe gestroomlijnd de financiële kant van je bedrijf is. Dat scheelt je stress en heel veel tijd, omdat je je niet meer bezig hoeft te houden met dit soort ‘kleine’ maar belangrijke onderdelen. Je hoeft je alleen nog maar te richten op de kernwerkzaamheden.

Beter inzicht in betalingsgedrag van klanten

Daarnaast geeft dit soort software een duidelijk beeld en inzicht van het betalingsgedrag van klanten. Misschien spot je een patroon in de vertraging van betalingen, waardoor je zelf als ondernemer stappen kunt nemen. Het kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat je een nieuwe strategie ontwikkelt om dit soort achterstanden te verminderen. Natuurlijk kan het een keer gebeuren dat een klant later betaalt, maar met debiteurenbeheer software kom je er gauw achter bij welke klanten dat eerder regel dan uitzondering is. Kortom: debiteurenbeheer software is een fijne en vooral handige toevoeging voor bedrijven die willen groeien. Welke organisatie wil dat nou niet?