Digitalisering
Vanwege de steeds verder gaande digitalisering ontvang je natuurlijk bijna geen afschrift of factuur meer op papier. Je bankmutaties lopen automatisch het boekhoudprogramma in en ga zo maar door. De inspecteur wil tijdens een controle echter gewoon de originele papieren afschriften of PDF's van de bank kunnen inzien. Reden: je kunt de mutaties in je boekhoudprogramma gewoon zelf wijzigen en daarmee je hele boekhouding aanpassen. Download dus regelmatig de bankafschriften als PDF en bewaar deze op een externe schijf of nog beter, in de cloud.
Zoals je het ontvangt, moet je het bewaren
Ontvang je een factuur op papier, dan moet je de papieren versie bewaren. Facturen die als PDF aan je worden gemaild, bewaar je als PDF.
Je boekhouder is niet de Belastingdienst
Administratie die je naar je boekhouder stuurt of brengt, is alleen voor het opstellen van de administratie – hiervoor mag je scans, prints et cetera gebruiken. Voor de bewijsvoering bij controle van de belastingdienst kan de belastingdienst altijd vragen naar de originele facturen. Hetzelfde geldt voor bonnetjes, maar omdat de bedragen die hiermee gemoeid zijn meestal wat lager zijn, zullen ze daar wat coulanter mee zijn. Gooi dus geen papieren facturen en bonnetjes weg omdat je al een scan op je computer hebt staan!
7 jaar bewaarplicht
De Belastingdienst eist van ondernemers dat ze hun administratie 7 jaar bewaren, dat geldt zowel voor de BTW- als de inkomstenbelasting. Naast facturen en bonnetjes gaat het dan over je debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, grootboek en voorraadadministratie. Maar bijvoorbeeld ook je agenda! Deze bewaartermijn gaat in NA AFLOOP van het boekjaar. Alles wat je in 2017 boekt, mag dus pas in 2025 worden weggegooid.
Geen excuses
Je hebt bewaarplicht, het moet dus echt! Diefstal, een computercrash of brand is geen excuus om bij een controle de juiste gegevens niet te kunnen overleggen. Let er ook op dat je digitale gegevens nog toegankelijk zijn en houd er rekening mee bij updates dat je de oude gegevens eventueel moet omzetten om ze later nog te kunnen inkijken.
Meer informatie
Natuurlijk zijn er uitzonderingen op deze regels, zo moet je de gegevens van onroerende zaken bijvoorbeeld 10 jaar bewaren. Lees meer over de bewaarplicht op de site van de Belastingdienst of overleg met je boekhouder of administratiekantoor.
Zeker weten dat je administratie op orde is? Zorg dat je gebruik maakt van online boekhoudsoftware. Naast dat je gegevens veilig online worden opgeslagen, neemt de software je veel werk uit handen. Hieronder een selectie van programma's die je kunt gebruiken.
Gerrit van der Scheer
Gerrit van der Scheer is directeur bij Buro Freecon. Bij Buro Freecon wordt uitgebreid aandacht besteed aan de betrouwbaarheid van je administratie. Daarbij letten de specialisten vooral op juiste toepassing van de fiscale wetgeving, volledigheid van de administratie en consistentie met eerdere jaren. Aangevuld met fiscaal en juridisch advies zorgen ze voor een zo laag mogelijke belastingdruk.
Gerrit zou het leuk vinden als je met hem linkt via zijn LinkedIn-profiel.
