Incassokosten, wat zijn de regels?

Wat houdt de Wet op IncassoKosten (WIK) in?

De WIK bepaalt hoeveel incassokosten jij bovenop het factuurbedrag in rekening mag brengen als een klant niet betaalt. Dit zijn de vaste kosten voor het incasseren van de factuur.

Daarnaast stelt de WIK dat er een laatste herinnering moet worden gestuurd aan de debiteur. Deze ‘WIK-brief’ vermeldt het volgende:

• Bied een termijn van 15 volledige dagen (na ontvangst bij debiteur) om alsnog kosteloos te betalen.
• Kondig alvast aan dat je een incassobureau inschakelt als de klant niet binnen de gestelde termijn betaalt.
• Geef de hoogte van de incassokosten aan die bovenop het factuurbedrag komen als de klant niet binnen de gestelde termijn betaalt.
• Als je niet btw-plichtig bent, geef dan ook aan dat je de btw niet kunt verrekenen en dat de incassokosten met het btw-percentage zijn verhoogd.

B2C en B2B

De wet is verplicht voor B2C (zakelijk naar consument) en regulerend voor B2B (zakelijk naar zakelijk). Oftewel, bij B2B mag worden afgeweken van de regels. Dit betekent dat:

1. De WIK-brief niet hoeft te voldoen aan bovengenoemde punten;
2. Wanneer een ondernemer in zijn/haar voorwaarden duidelijk een percentage of vast bedrag aan incassokosten noemt, de ondernemer de vordering mag verhogen met deze kosten. De door de WIK bepaalde incassokosten zijn dan niet van toepassing.

Tips!

1. Controleer de algemene voorwaarden

Indien je zaken doet met een ondernemer, controleer dan de algemene voorwaarden goed. Staat er duidelijk een bedrag of percentage omschreven in de voorwaarden? Dan mag een incassobureau jou dit in rekening brengen wanneer je niet tijdig betaalt.

Staat er niets in de voorwaarden vermeld? Dan moeten de door de WIK bepaalde incassokosten worden gehanteerd.

 Daarnaast is het goed om te controleren hoe en wanneer je de algemene voorwaarden krijgt toegereikt. Wanneer je pas bij de facturering op de hoogte wordt gesteld van de voorwaarden, dan kan je deze niet van toepassing laten verklaren. De voorwaarden horen bij aanvang al toegankelijk te moeten zijn voor u (een verwijzing is voldoende). Was dit niet het geval? Geef dan bij het incassokantoor aan dat je alleen de incassokosten conform WIK betaalt.

2. Hanteer de WIK-brief ook bij B2B

Je hoopt natuurlijk niet dat het zover komt, maar heb je een klant die niet betaalt, stuur hem/haar dan altijd een brief conform de WIK. Mocht het uiteindelijk uitlopen op een gerechtelijk traject, dan ben je zekerder van het toebedeeld krijgen van de (incasso)kosten.

Let wel, de termijn van 14 dagen hoeft niet te worden gehanteerd. Je kunt ook kiezen voor 5 of 8 dagen. In de praktijk komt het regelmatig voor dat incassokosten worden afgewezen omdat er niet voldaan is aan de WIK, ook al zijn er afwijkende afspraken gemaakt!

TIP Een voorbeeld van een goede WIK-brief is hier te vinden.